Pourquoi établir un devis ?
Le devis permet de présenter clairement au client la prestation proposée, son prix et ses conditions d’exécution.
Même lorsqu’il n’est pas imposé par un texte, un devis écrit est fortement recommandé. Il limite les malentendus, facilite la comparaison des offres et constitue une preuve de ce qui a été convenu entre le professionnel et son client.
1. Le devis est-il toujours obligatoire ?
Non. L’obligation dépend notamment de l’activité exercée, de la nature de la prestation et parfois de son montant.
Un devis préalable est notamment obligatoire dans plusieurs secteurs ou situations, parmi lesquels :
• certains travaux et dépannages dans le bâtiment et l’équipement de la maison ;
• le déménagement ;
• certaines prestations de services à la personne ;
• les prestations funéraires ;
• l’optique médicale et les aides auditives ;
• certaines prestations de santé ;
• certains produits et services destinés à favoriser l’autonomie.
Les règles et les seuils peuvent différer selon le métier. Avant d’utiliser un modèle de devis, vérifiez donc les obligations particulières applicables à votre activité.
2. Informer le client avant la prestation
Le client doit connaître les caractéristiques essentielles de la prestation, son prix ou son mode de calcul, ainsi que la date ou le délai prévu pour son exécution.
Lorsque le prix exact ne peut pas être déterminé à l’avance, le professionnel doit expliquer clairement son mode de calcul et les éventuels frais supplémentaires.
Cette information doit être communiquée avant que le client s’engage.
3. Identifier clairement le professionnel
Le devis doit permettre d’identifier sans ambiguïté l’entreprise qui propose la prestation.
Selon la forme de l’entreprise et son activité, il convient notamment d’indiquer :
• le nom de l’entrepreneur ou la dénomination sociale ;
• la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » lorsqu’elle est applicable ;
• l’adresse professionnelle ;
• le numéro SIREN ou SIRET ;
• les coordonnées permettant de contacter l’entreprise ;
• la forme juridique et le capital social pour une société, lorsque ces informations sont requises ;
• le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu’il est applicable ;
• les références de l’assurance professionnelle lorsqu’elles sont obligatoires pour le métier exercé.
Les mentions nécessaires peuvent varier selon la situation de l’entreprise.
4. Identifier le client et le lieu d’intervention
Indiquez le nom et l’adresse du client.
Lorsque la prestation est réalisée à une autre adresse, précisez également le lieu exact de l’intervention.
Pour les travaux, cette distinction évite de confondre l’adresse de facturation avec celle du chantier.
5. Décrire précisément la prestation
Évitez les descriptions trop générales telles que « travaux divers » ou « réparation ».
Détaillez autant que possible :
• la nature de chaque prestation ;
• les quantités prévues ;
• les matériaux, équipements ou produits utilisés ;
• le prix unitaire ;
• le temps de main-d’œuvre ou son taux horaire ;
• les frais de déplacement ;
• les opérations préparatoires ;
• l’enlèvement des déchets lorsque celui-ci est prévu ;
• les prestations qui ne sont pas comprises.
Une description précise protège à la fois le professionnel et le client.
6. Présenter clairement les prix
Le client doit pouvoir comprendre comment le montant total est calculé.
Le devis peut notamment faire apparaître :
• le prix de chaque fourniture ;
• le coût de la main-d’œuvre ;
• les frais de déplacement ;
• les éventuelles remises ;
• le total hors taxes ;
• le ou les taux de TVA applicables ;
• le montant de la TVA ;
• le total toutes taxes comprises.
Lorsqu’un entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA, il doit utiliser la mention fiscale correspondant à sa situation.
7. Indiquer les délais
Précisez la date prévue ou le délai estimé pour commencer et terminer la prestation lorsque ces informations sont connues ou obligatoires.
Indiquez également la durée de validité du devis. Après cette date, le professionnel peut établir une nouvelle proposition si ses prix ou ses disponibilités ont changé.
Des délais écrits et réalistes réduisent les risques de désaccord.
8. Préciser les conditions de paiement
Le devis doit expliquer clairement les modalités prévues :
• montant de l’acompte éventuel ;
• échéances intermédiaires ;
• solde à payer ;
• moyens de paiement acceptés ;
• délai de paiement ;
• conditions applicables en cas de retard ;
• conditions d’annulation lorsqu’elles sont prévues.
N’employez pas indifféremment les mots « acompte » et « arrhes » : leurs conséquences juridiques ne sont pas les mêmes.
9. Dire si le devis est gratuit ou payant
Un devis peut être payant lorsqu’une étude, un déplacement ou un travail préparatoire important est nécessaire, sauf lorsque sa gratuité est imposée par la réglementation.
Le client doit être informé du prix du devis avant son établissement.
Si le coût du devis est ensuite déduit du montant de la prestation, précisez-le par écrit.
10. Faire accepter le devis avant de commencer
Un devis ne doit pas seulement être envoyé : son acceptation doit pouvoir être démontrée.
Prévoyez un emplacement permettant au client d’indiquer :
• la date de son acceptation ;
• sa signature ;
• une mention claire telle que « Bon pour accord ».
Conservez le devis accepté ainsi que les échanges importants avec le client.
Une acceptation électronique peut également constituer une preuve si le procédé permet d’identifier clairement le client et le document accepté.
11. Ne pas ajouter des travaux sans accord
Si des travaux supplémentaires deviennent nécessaires, informez le client avant de les réaliser.
Établissez de préférence un avenant ou un devis complémentaire indiquant leur nature, leur prix et leur incidence éventuelle sur les délais.
Un simple accord oral est plus difficile à prouver en cas de contestation.
12. Attention aux contrats conclus à distance ou à domicile
Lorsqu’un contrat est conclu sur internet, par téléphone ou en dehors de l’établissement du professionnel, des règles supplémentaires peuvent s’appliquer.
Elles concernent notamment :
• les informations précontractuelles ;
• le droit de rétractation ;
• le formulaire de rétractation ;
• la demande expresse du client lorsqu’il souhaite que la prestation commence avant la fin du délai de rétractation.
Ces règles comportent des exceptions, notamment dans certaines situations d’urgence. Vérifiez les dispositions correspondant précisément à votre activité et au mode de conclusion du contrat.
13. Conserver les documents
Conservez les devis, avenants, factures, preuves d’acceptation et échanges importants pendant une durée adaptée à vos obligations légales, fiscales et comptables.
Classez-les avec un numéro unique et utilisez une présentation cohérente.
Cette organisation facilite le suivi des clients et la résolution d’un éventuel désaccord.
Liste de contrôle avant l’envoi
Avant d’envoyer un devis, vérifiez :
• l’identité du professionnel et du client ;
• l’adresse du chantier ou de l’intervention ;
• la date du devis ;
• sa durée de validité ;
• la description détaillée des prestations ;
• les quantités et prix unitaires ;
• la main-d’œuvre et les déplacements ;
• les montants hors taxes et toutes taxes comprises ;
• la TVA ou la mention fiscale adaptée ;
• les délais d’exécution ;
• les modalités de paiement ;
• les assurances obligatoires ;
• les conditions d’acceptation.
Les obligations pouvant évoluer et varier selon le métier, consultez régulièrement les sources officielles ou demandez conseil à un professionnel compétent.